Agilefant.org

Public demo instance

A public demo instance of Agilefant is available for anyone http://www.agilefant.org/agilefant. Note that the contents of the demo are cleared nightly.

Case example of using Agilefant

(In Finnish for now, ask us for the translation and we'll do it in a couple of business days)

Hyötyjä voi parhaiten kuvata tapausesimerkillä Agilefantia käyttävästä organisaatiosta. Seuraavassa tapausesimerkissä on alleviivattu Agilefantin tukemien asioiden / käsitteiden / menetelmien / toimintatapojen ensimmäinen maininta.

Tapausesimerkin organisaatio on itsenäinen työryhmä, koostuu kahdesta tiimistä (3 henkeä eri huoneissa ja 6 henkeä samassa isossa huoneessa) sekä vastuullisesta johtajasta (omassa huoneessaan, paljon poissa toimistolta työasioissa). Ensimmäinen tiimeistä hoitaa kolmea, ja toinen neljää yhtäaikaista projektia. Tiimeillä on myös yksi yhteinen ylläpitoluonteinen jatkuva tekeminen, joka kuormittaasiihen osallistuja keskimäärin vajaan päivän viikossa.

Tiimit suunnittelevat työtään eteenpäin iteraatio (ts. vaihe) kerrallaan tekemisestä riippuen viikon - kuukauden rytmillä. Iteraation suunnittelupalaverissa tiimi kokoontuu määrittelemään iteraation tavoitteet (3-6kpl, riippuen rytmistä). Tavoitteet priorisoidaan, ja tiimi luo niiden saavuttamiseksi vaaditut tehtävättyömääräarvioineen ja mahdollisine valmiuskriteereineen/tarkistuslistoineenprojektiin sopivalla tarkkuustasolla. Projektien ja iteraatioiden tavoitteet sekä (tarvittaessa myös tehtävät) ovat  linkitettyorganisaation pitkän ja keskipitkän tähtäimen tavoitteisiin ja missioon.

Tiimit päivittävät vähintään kerran päivässä tehtävien tilaa ja jäljellä olevia arvioituja työmääriä Agilefantin laskiessa kunkin henkilön kyseisen ja tulevien viikkojen henkilökohtaisen kuormitustason hänen (mahdollisesti muiden tiimiläisten kanssayhdessä) suoritettavakseen merkityistä tehtävistä kaikista meneillään olevista projekteista sekä muista jatkuvaluonteisista tekemisistä. Kuormitustason laskenta ottaa huomioon 6 hengen tiimin osa-aikaisten pienemmän viikkokapasiteetin.

Tiimit kokoontuvat päivittäin keskenään 15 minuutiksi käymään läpi mitä kukin on saanut valmiiksi sitten edellisen kokoontumisen, mitä kukin aikoo tehdä seuraavaan kokoontumiseen mennessä, ja listaamaan mahdolliset ilmentyneet ongelmat tai esteet jotka pitää ratkaista. Agilefant piirtää burndown-kuvaajaa yksittäisen projektin tai iteraation (vaiheen) jäljellä olevan työmäärän muuttumisesta ajan funktiona, huomioiden graafisesti myös kesken iteraation lisätyt tai pois jätetyt tehtävät. Tiimit kirjaavat Agilefantiin myös päivittäin käyttämäänsä työpanosta, kohdistaen sen tavallisesti projekteille, joissakin erityisissä projekteissa kuitenkin yksittäisten tehtävien tarkkuudella.

Koko työryhmä (=2 tiimiä ja johtaja) kokoontuu kerran viikossa (tyypillisesti ainakin joku osallistuu etänä) puoleksi tunniksi katsastamaan kaikkien meneillään olevien tekemisten muodostaman 'salkun' (= projektit ja muut jatkuvaluontoiset tekemiset) tilat (liikennevalot) ja tilanteet. Kokoontumisessa kartoitetaan myös tuloillaan olevien tai mahdollisten tulevien projektien tilanne, päätetään uusien projektien käynnistämisestä, meneillään olevien projektien priorisoinnista, lisäresursoinnista tai jäädyttämisestä toistaiseksi, tai lopettamisesta. Mahdolliset ongelmatilanteet ratkaistaan asianomaisten kesken kokouksen jälkeen. Ryhmän johtaja pitää salkkunäkymää verkkoselaimensa aloitussivuna, jolloin hän tulee tyypillisenä työpäivänä automaattisesti seuranneeksi useamman kerran päivässä meneillään olevien projektien liikennevaloja. Työryhmä on sopinut, että punainen valo merkitsee vaaditun päätöksen / ongelmatilanteen eskaloimista johtajalle, ja tämän tulee ensi tilassa ottaa projektin vastuuhenkilöön yhteyttä punaisen valon nähdessään.

Esimerkkitapauksessa Agilefantin käyttö on ryhmän mukaan merkittävästi vaikuttanut myönteisesti sekä ryhmän suorituskykyyn että sen ilmapiiriin. Henkilöiden ylikuormitus osataan nykyään nähdä ajoissa, ja siihen on opittu reagoimaan jättämällä vähemmän tärkeitä asioita seuraaviin vaiheisiin tai karsimalla kokonaan - tai tekemään tietoinen päätös tilanteen vaatimasta 'rypistyksestä'. Ryhmän yhtäaikaisten projektien korkeasta lukumäärästä huolimatta kaikilla pysyy jonkinlainen käsitys siitä mitä kukin on tekemässä, ja yllättävien lisätehtävien ilmaantuessa on pystytty helpommin päättämään mitä tulee tehdä ja mitä voidaan jättää tekemättä. Koetun kiireen määrä on vähentynyt, ja tiimiläisten mukaan kiireelliset mutta vähemmän tärkeät asiat eivät enää jatkuvasti kiilaa vähemmän kiireellisiä tärkeitä asioita. Projektien ja iteraatiotavoitteiden ollessa linkitetty ryhmän liiketoiminnallisiin keskipitkän ja pitkän tähtäimen tavoitteisiin ja missioon on yksittäisten tehtävien merkitys kokonaisuudelle koettu pysyvän paremmin ymmärrettynä. Linkityksen on myös koettu vaikuttavan myönteisesti sekä tiimiläisten motivaatioon että ryhmän suorituskykyyn sekä yksittäisten tehtävien että projektien läpiviennissä.